organisation d’événements L’ n’est pas facile et elle devient encore plus complexe lorsqu’il s’agit d’organiser un événement d’entreprise.
Il ne suffit pas d’être créatif, d’avoir de l’imagination et de savoir coordonner plus de sujets. Dans ce cas, vous avez affaire à une entreprise qui a généralement des besoins, et surtout des budgets différents de ceux d’un particulier. Tout doit fonctionner parfaitement, notre crédibilité est en jeu.
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Plan de l'article
La créativité ne suffit pas pour organiser des événements
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Le succès d’un événement d’entreprise dépend avant tout de la façon dont il est organisé. Il est donc important que tout soit planifié en détail, en tenant compte également des événements imprévus.
Voyons donc quelles sont les étapes à suivre pour organiser un événement d’entreprise succès.
1. Définir les objectifs
La première question que nous devons nous poser est la suivante : « Que voulons-nous réaliser ? »
Nous devons donc être très clairs sur notre objectif. Voulons-nous donner de la visibilité à une marque ? Voulons-nous promouvoir un nouveau service ? Ou changer la perception de la marque ?
La liste peut se poursuivre sur plusieurs pages. Il est donc important de dresser une liste et de décrire plus en détail notre objectif.
Ce n’est qu’après tout cela que nous pourrons procéder à l’identification des points suivants.
2. Objectif
Pour mieux planifier notre événement, nous devons également savoir à qui nous nous adressons.
L’une des choses les plus importantes pour organiser des événements ? La cible
Quel est notre objectif ? Nous devons définir l’identikit du destinataire.
Lorsqu’il s’agit d’organiser des événements d’entreprise , le plus important est de savoir quelle activité mène notre cible. Nous en aurons besoin pour comprendre quels sont vos intérêts, quel style adopter, quelles activités proposer, etc…
3.
Budget Note douloureuse mais essentielle pour être réaliste et rendre un projet cohérent avec les ressources disponibles.
Il est nécessaire de comprendre en quoi consiste l’investissement, s’il est possible de compter sur un financement et s’il existe des sponsors qui peuvent couvrir une partie des dépenses.
Nous devons donc dresser une liste des principales notes de dépenses et identifier pour chacune d’elles le budget attendu.
Astuce : prévoyez qu’il peut y avoir des événements imprévus qui augmentent le budget initial. Par conséquent, lorsque vous fractionnez les dépenses, arrondissez toujours. Au contraire, il est bon de toujours prévoir une marge, ce qui vous permet de couvrir tous les extras.
4. Date de l’événement
Maintenant que nous avons les principales informations, il est temps de déterminer la date et le nom de notre événement.
Le choix de la date est déterminant pour définir l’événement.
Si elle a lieu au milieu de l’été, vous pouvez, par exemple, proposer des activités qui peuvent également être réalisées à l’extérieur. Et, en cas de chambres fermées, il faudra vérifier qu’elles sont climatisées. Les évaluations changent complètement si des événements d’entreprise doivent avoir lieu en hiver ou en d’autres saisons.
5. Nom de l’événement
Le moment est venu de laisser libre cours à notre créativité : il faut choisir le nom !
Ce n’est pas seulement un exercice de fantaisie. Le nom doit tenir compte de tous les éléments identifiés jusqu’à présent, en particulier la cible que nous visons, le type d’événement et le but que nous voulons atteindre.
L’objectif est de trouver un nom accrocheur et facile à retenir car, rappelons-le, il nous accompagnera tout au long de toutes les phases de l’événement, depuis la conception, la promotion, l’événement lui-même et après l’événement.
6. Calendrier de l’événement
À ce stade, nous n’avons pas encore à définir les calendriers et l’organisation logistique, mais nous devons définir quelles seront les activités proposées.
Y aura-t-il un dîner ? Il sera au buffet ou servi à table ? Y a-t-il un spectacle de divertissement ? Quel genre de choses ? Animation musicale, cabaret, danse ? Et ainsi de suite…
7- Emplacements
Où se déroulera notre événement ?
Sur la base de nos considérations précédentes, nous devons identifier au moins 3 emplacements possibles. Si l’événement implique un dîner, nous devrions envisager un établissement de restauration ou un restaurant. Si nous avons prévu une performance acrobatique, nous aurons besoin d’un espace adapté, etc…
Et puis nous devons également savoir combien de personnes sont attendues, quelle distance elles sont prêtes à parcourir pour atteindre le lieu, comment elles vont arriver à l’endroit…
Nous devons donc évaluer les services offerts par l’emplacement tels que le wi-fi, la salle de conférence, un grand parking et beaucoup de autre.
Comprenez-vous maintenant pourquoi il est important d’avoir les points précédents de cette liste très clairs ? ! Plus nous aurons de détails, plus il sera facile de trouver le bon emplacement.
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8.
Fournisseurs Nous pouvons maintenant commencer à contacter les différents fournisseurs possibles et demander à chacun d’entre eux de faire un devis.
À ce stade, nous devons également vérifier la disponibilité des installations ou des services, évaluer s’il est plus pratique d’acheter ou de louer un équipement et examiner attentivement les différents avis liés aux fournisseurs choisis. Nous devons nous assurer que leur service est impeccable.
9 – Personnel
Organiser des événements d’entreprise réussis signifie également disposer d’une équipe de professionnels compétents.
En fonction du type d’événement prévu, nous devons ensuite identifier le meilleur personnel et fournir un court moment de formation pour communiquer avec chacune de leurs tâches et les inciter à les exécuter au mieux.
10. Promotions
Et nous voici arrivés à un moment crucial. L’organisation d’événements d’entreprise réussis signifie également prévoir chaque activité de promotion.
Pour augmenter le nombre de participants, nous devons rendre notre événement visible.
La seule exception concerne les événements internes de l’entreprise, c’est-à-dire destinés aux employés et donc communiqués par l’entreprise elle-même.
Dans tous les autres cas, nous devons prévoir un plan de communication sur des réseaux sociaux, du matériel d’information et de promotion tel que des prospectus, des affiches ou de la publicité hors ligne, des actions de marketing Web telles que des activités AdWords et des parrainages et, si nécessaire, un blog dédié ou des communiqués de presse ciblés.
Pour tout cela, nous pouvons également compter sur une agence spécialisée qui nous aidera à mieux promouvoir notre événement.
Pour résumer, les ingrédients pour organiser un événement d’entreprise réussi sont donc les suivants : compétences organisationnelles, capacité à gérer les imprévus, créativité et beaucoup de précision !